Если работник организации является гражданином другой страны, то после оформления работодателем разрешения на привлечение и использование иностранного работника и заключения с ним трудового контракта перед бухгалтером встает вопрос, по какой ставке удерживать НДФЛ с доходов такого работника.
С 01.01.2007 г. иностранные рабочие получают статус налогового резидента, если они фактически находятся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). С доходов же иностранных рабочих, не являющихся налоговыми резидентами РФ, налог установлен в размере 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Соответственно, если иностранный работник находится до даты выплаты дохода на территории Российской Федерации меньше 183 дней, то его доход облагается по 30% ставке. Еже ли на дату получения дохода иностранный работник находится на территории Российской Федерации более 183 дней, он признается налоговым резидентом и его доходы облагаются по 13% ставке.
Статус налогового резидента РФ определяется по дням нахождения на территории РФ.
Документами, подтверждающими фактическое нахождение на территории России, могут быть справки с места предыдущей работы, квитанции о проживании в гостинице, копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы и другие документы. На основании этих документов можно установить фактическое нахождение физического лица в России.
Все копии должны быть заверены печатью организации и подписью должностного лица. Эти копии прилагаются к личному делу работника для подтверждения статуса налогового резидента и, соответственно, права на удержание НДФЛ в размере 13% (см. письма Минфина РФ от 30.10.07 № 03-04-06-01/366; от 22.11.07 № 03-04-06-01/406; от 26.10.07 № 03-04-06-01/362; от 07.11.07 № 03-04-06-01/377).
В случае если иностранный работник проработал в организации менее 183 календарных дней и на момент прекращения трудовых отношений налоговым резидентом не являлся, но по итогам года фактически находился на территории РФ более 183 дней, то у организации, из которой он уволился до получения статуса налогового резидента РФ, отсутствует обязанность пересчитать НДФЛ с доходов иностранного работника по ставке 13%, т. к., в соответствии с п. 1.1 ст. 231 Кодекса, положения которого вступили в силу с 1 января 2011 г., возврат суммы НДФЛ налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогам налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента Российской Федерации производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента Российской Федерации в этом налоговом периоде, в порядке, установленном ст. 78 Кодекса. Таким образом, иностранный работник имеет право на пересчет и возврат части НДФЛ, но для этого он должен обратиться в налоговый орган по месту учета (Письма Минфина РФ от 14 апреля 2011г. № 03-04-05/6-258, от 14 апреля 2011 г. № 03-04-05/6-256).
В отношении граждан Рес¬публики Беларусь:
Подтверждение нахождения в Российской Федерации граждан Республики Беларусь осуществляется в общем порядке с учетом положений Протокола к Соглашению между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от уплаты налогов в отношении налогов на доходы и имущество от 21.04.1995, подписанного 24.01.2006 (далее – Протокол).
Согласно п. 1 ст. 1 Протокола, вознаграждение, получаемое физическим лицом с постоянным местожительством в одном Договаривающемся Государстве (гражданином Российской Федерации или Республики Беларусь) в отношении работы по найму, осуществляемой в другом Договаривающемся Государстве в течение периода нахождения в этом другом Договаривающемся Государстве, составляющего не менее 183 дней в календарном году, либо непрерывно в течение 183 дней, начавшихся в предшествующем календарном году и истекающих в текущем календарном году, может облагаться налогом в этом другом Договаривающемся Государстве в порядке и по ставкам, предусмотренным в отношении лиц с постоянным местожительством в этом Договаривающемся Государстве.
Пунктом 2 ст. 1 Протокола предусмотрено, что указанный налоговый режим применяется с даты начала работы по найму в другом Договаривающемся Государстве, длительность которой в соответствии с трудовым договором составляет не менее 183 дней.
Таким образом, для граждан Республики Беларусь вышеупомянутым Протоколом устанавливается особый порядок определения их налогового статуса. Гражданин Республики Беларусь признается налоговым резидентом РФ, если он заключает трудовой договор на 183 дня и более; соответственно, если между организацией и гражданином Республики Беларусь заключен трудовой договор, предусматривающий его нахождение на территории Российской Федерации не менее 183 дней непрерывно, доходы такого сотрудника организации, полученные от источников в Российской Федерации, подлежат налогообложению по ставке 13 процентов с даты начала работы по найму.
Однако, по мнению Минфина РФ, изложенному в письмах от 14.04.2011 № 03-04-05/6-259, от 21.02.2011 № 03-04-05/6-112, по итогам налогового периода устанавливается окончательный налоговый статус физического лица, в соответствии с которым определяется ставка налогообложения его доходов, полученных за налоговый период.
В случае если по итогам налогового периода 2010 г. указанный сотрудник организации будет находиться в Российской Федерации менее 183 дней в календарном году, условие п. 1 ст. 1 Протокола не будет соблюдено и налог на доходы физических лиц с его доходов от источников в Российской Федерации должен быть удержан организацией – налоговым агентом по ставке 30 процентов. При этом в отношении доходов, полученных с 1 января 2011 г., в соответствии с положениями п. 1 Протокола, организация-работодатель удерживает налог на доходы физических лиц с доходов сотрудника – гражданина Республики Беларусь по ставке в размере 13 процентов. Таким образом, по мнению Минфина РФ, если в октябре 2010 г. физлицом – гражданином Республики Беларусь заключен бессрочный трудовой договор, предусматривающий трудоустройство на срок не менее 183 дней, с организацией, являющейся резидентом РФ, при этом в 2010 г. срок пребывания физлица на территории РФ составит менее 183 дней, то с доходов этого физлица за 2010 г. необходимо удерживать НДФЛ по ставке 30%. По условиям трудового договора ожидается, что в 2011 г. срок непрерывного пребывания физлица в РФ, начавшегося в 2010 г., составит более 183 дней. Соответственно, организация-работодатель, являющаяся налоговым агентом, может применять с 1 января 2011 г. ставку НДФЛ 13%. Однако следует учитывать, что если в дальнейшем срок нахождения работника на территории РФ сократится до срока менее чем 183 дня и налоговый статус указанного физического лица в течение налогового периода изменится, то и уплаченный в бюджет налог подлежит пересчету по ставке 30 процентов (Письма Минфина России от 29.03.2007 № 03-04-06-01/94, от 19.03.2007 № 03-04-06-01/76, от 19.03.2007 № 03-04-06-01/74).